Gerenciar um restaurante não é uma tarefa simples. Aliás, muito pelo contrário, já que exige vários cuidados e bastante atenção. Além de se preocuparem com a experiência do cliente, buscando sempre entregar a eles um prato bem-feito e saboroso, os proprietários precisam também cuidar do gerenciamento e das finanças do negócio.
Nesse sentido, controlar as contas de um estabelecimento é imprescindível para o sucesso nesse mercado tão disputado, de modo que ele possa se manter lucrativo.
Levando isso consideração, a gestão do fluxo de caixa de restaurante é uma das ferramentas mais importantes, pois é responsável por exercer um controle sobre as contas do empreendimento e por representar a situação financeira do negócio — se ele está apresentando lucros ou não. Para evitar qualquer problema e garantir pleno controle sobre as finanças, confira as dicas a seguir!
Saiba como organizar o fluxo de caixa de restaurante
O cálculo do fluxo de caixa é muito simples, não envolvendo qualquer conta complexa. Basta que os donos de restaurantes calculem a diferença entre as receitas (entradas no caixa) e as despesas (saídas do caixa).
Mas, para que esse controle seja feito de maneira eficaz e represente de forma verídica a situação financeira do restaurante, é preciso que todas as transações sejam registradas e controladas. Afinal, cometer erros ou equívocos ao lidar com o fluxo de caixa tende a ser prejudicial para o restaurante e comprometê-lo, podendo até mesmo levá-lo à falência.
Antes de calcular ou monitorar o fluxo de caixa, os proprietários precisam organizá-lo e criar um padrão a ser seguido. Somente criando um procedimento organizado e bem descrito é possível controlar todas as finanças do restaurante e administrá-lo com sucesso.
Como cuidar do fluxo de caixa?
Primeiramente, os empreendedores precisam definir alguns pontos fundamentais. Veja, logo abaixo, quais são eles:
- qual será a periodicidade de controle a ser seguida;
- como será realizada a coleta de dados;
- de qual maneira as transações e contas a pagar serão apontadas
- como determinar, por fim, a padronização do fluxo de caixa.
A frequência de controle do fluxo de caixa pode ser: diária, semanal, quinzenal ou mensal. Portanto, essa recorrência deve ser definida de acordo com as atividades do restaurante, ou seja, ela é totalmente variável. Por isso, analise as necessidades de seu negócio e encontre um intervalo de tempo que solucione suas demandas específicas.
Além disso, deve-se organizar e padronizar como os lançamentos serão feitos. Pode-se utilizar uma planilha para controle financeiro ou um software específico, opção mais indicada por tornar esse processo mais ágil e preciso, minimizando os erros de cálculo.
Registre todas as contas a pagar e receitas do restaurante
Como dito anteriormente, o fluxo de caixa nada mais é do que a mensuração de todos os valores que entram e saem do seu caixa. Dessa maneira, se você almeja controlá-lo com eficácia, é fundamental encontrar uma via de registrar todas essas movimentações, sejam entradas, sejam saídas.
Todas as despesas do restaurante — como a compra de alimentos, pagamento de fornecedores e funcionários, entre outros — devem ser registradas no sistema de controle financeiro ou na planilha para o controle de todas as saídas do caixa. Além disso, é importante que também seja feito o controle de todos os pagamentos recebidos e contas a receber.
Como empresário, você precisa sempre se lembrar o quão fundamental é que os lançamentos sejam feitos corretamente, pois somente assim é possível ter um amplo controle das quantias que estão entrando e saindo do caixa do estabelecimento. Sendo assim, tenha muita atenção na hora de fazer esse levantamento.
Essas informações são essenciais para o controle das finanças e também para o planejamento do restaurante. Isso porque é possível fazer previsões eficazes e prepará-lo mais adequadamente para o mercado, evitando surpresas desagradáveis no futuro.
Nunca se esqueça, no entanto, de separar suas contas pessoais das finanças do seu empreendimento. Essa medida evita maiores confusões no futuro e colabora para que seja feita uma divisão patrimonial correta. Portanto, sempre evite “emprestar” algum montante do caixa, ok?
Categorize as receitas e despesas
Para melhorar o controle do fluxo de caixa de restaurante é muito indicado que os proprietários criem categorias para classificar tanto as receitas quanto as despesas. Dessa forma, é possível ter maior controle sobre as contas do negócio, permitindo também que os empreendedores detectem quais são os maiores gastos do restaurante e os momentos nos quais as receitas são maiores.
Essas informações ajudam os gestores na tomada de decisão, nas tratativas com os clientes e, principalmente, nas negociações com os fornecedores do restaurante.
Como categorizar as entradas e saídas?
Tenha em mente que a quantidade e os tipos de categoria podem variar muito entre os estabelecimentos. O mais importante é que elas sejam suficientes para atender a todas as necessidades dos empreendedores e garantir a coleta rápida de informações sempre que necessário.
Por isso, novamente, considere as especificidades de seu negócio. Lembre-se também que criar poucas categorias pode deixar o controle muito superficial. Por outro lado, o excesso de categorias e detalhes pode aumentar demais a complexidade e prejudicar o controle do fluxo de caixa.
Partindo dessas considerações, uma dica para os proprietários é procurar sempre estudar e categorizar as contas de forma eficaz e sem complicar demais, proporcionando melhorias no fluxo de caixa e na forma de controlá-lo. Confira, a seguir, algumas sugestões genéricas de categorias.
Entradas
- total de vendas realizadas;
- vendas recebidas;
- vendas a receber;
- premiações.
Saídas
- gastos com fornecedores;
- contas;
- manutenção;
- gastos com pessoal;
- utensílios, equipamentos e outros investimentos;
- custos fixos;
- despesas variáveis.
Planeje a curto e a longo prazo
Depois de organizado o fluxo, criadas as categorias e, finalmente, feitos todos os lançamentos, é preciso planejar o estabelecimento para as semanas e meses seguintes, para que ele continue rendendo bons frutos.
Em virtude disso, quando feito corretamente e levando em consideração todas as informações das movimentações do caixa, o planejamento orçamentário pode interferir bastante no desempenho do restaurante, podendo, inclusive, surpreender os proprietários.
Com todos os pagamentos realizados pelo empreendimento devidamente registrados e conhecidas todas as receitas do negócio, é possível ter controle sobre o momento atual do restaurante. Esse acompanhamento do presente do estabelecimento torna o planejamento mensal e até mesmo semestral eficazes.
Como planejar a longo prazo?
O planejamento para o longo prazo exige estudos mais aprofundados, mas o fluxo de caixa de restaurante é mais do que relevante nessa estruturação. Por meio dele, é possível acompanhar a tendência financeira do negócio e determinar quais são os períodos em que se dão os maiores lucros ou as baixas demandas, ajudando a direcionar os investimentos e melhorias para o momento certo.
Para exemplificar o processo, imagine que seu restaurante sofra com uma queda nas receitas no mês de janeiro. Você já fez esse levantamento e constatou essa recorrência nos últimos três anos, o que dá a real medida de quanto esse impacto de fato acontece.
Nesse caso, o ideal seria que, em novembro e dezembro, houvesse uma redução das despesas. Porém, todo cuidado é pouco, porque esse corte não pode comprometer o bom funcionamento do local. Se, por acaso, é bem nos últimos meses do ano que as entradas aumentam, basta encontrar uma maneira eficiente de reter os valores alcançados, fazendo com que o caixa continue “saudável” durante os períodos menos favoráveis.
A partir disso, também há como programar uma promoção estratégica ou direcionar os recursos pensando no futuro do empreendimento, de forma que ele continue sendo sustentável e lucrativo apesar de qualquer imprevisto.
Invista estrategicamente
Os investimentos se configuram como uma categoria à parte de despesas, pois é graças a eles que as receitas e o lucro aumentarão. Aproveite-se de um fluxo controlado e do planejamento para:
- investir em uma mobília diferenciada e durável;
- realizar pesquisas de satisfação;
- investir na inteligência de mercado para entender as novas tendências de consumo;
- estruturar um bom posicionamento de marca;
- fazer publicidade e propaganda.
Monitore os resultados diretos e indiretos trazidos por essas ações e calcule o ROI (retorno sobre investimento). Essa métrica é um importante indicativo para decisões futuras de novos investimentos.
Em muitas ocasiões, será necessário direcionar recursos para medidas desse tipo. Embora não impliquem um retorno imediato, elas colaboram para que seu restaurante cresça no futuro. Logo, planeje-se com antecedência para fazê-lo.
Organize os processos com atenção
O primeiro passo para seguir essa recomendação é entender o que é um processo. Em linhas gerais, praticamente todas as coisas que ocorrem em uma empresa são passíveis dessa classificação. O próprio ato de organizar o fluxo é um processo, bem como lançar as despesas em uma ferramenta eletrônica.
Sendo assim, além de registrar as finanças, utilize-se também de aplicativos como o Google Agenda. Gratuito e de usabilidade simplificada, você pode usá-lo para marcar compromissos e tarefas. A grande vantagem é receber notificações para não esquecê-los.
Outra atitude recomendável é conciliar as metas do restaurante com o fluxo de caixa. Se você pretende, por exemplo, investir na experiência do consumidor, pode ser válido definir previamente a quantia que será investida e estabelecer qual margem de lucro ou economia deve ser perseguida para se alcançar esse objetivo.
Uma organização de processos feita com esmero também impacta a produtividade dos funcionários e a qualidade do atendimento ao cliente. Por isso, tente fazer:
- um fluxograma de atividades;
- a divisão correta das tarefas;
- a distribuição de toda e qualquer demanda como algo que está em andamento, já foi concluído ou ainda não começou.
Utilize um sistema de gestão financeira
Figuras recorrentes no mercado, programas do gênero oferecem planos variados e funcionalidades distintas. Em comum, eles possibilitam uma gestão automatizada e centralizada.
A implementação de um sistema de gestão financeira no restaurante é provavelmente a melhor maneira de aumentar o controle sobre o fluxo de caixa do negócio. O uso de um software reduz a possibilidade de erros, não apresenta limitações como planilhas e garante que todas as informações financeiras do restaurante mantenham altíssima confiabilidade.
Mais do que isso, esse tipo de programa costuma a oferecer funcionalidades integradas, que ajudam a ter uma perspectiva macroscópica do negócio e analisar o andamento dele como um todo.
Outro ponto que merece destaque em relação ao uso de um sistema de gestão é o fato de reduzir significativamente os processos e contas realizados de forma manual, permitindo que os gestores utilizem melhor o seu tempo em prol do restaurante.
Como escolher um sistema de gestão?
O uso de softwares de gestão financeira é muito indicado para qualquer tipo de estabelecimento, independentemente do porte e dos objetivos, pois proporciona as condições ideais de exercer um controle eficaz do caixa, acabando com erros que podem prejudicar as finanças do empreendimento.
Dessa forma, a escolha do sistema deve ser acertada, para que as necessidades de seu empreendimento sejam de fato atendidas. A única forma de tomar a decisão correta é reunir informações sobre as empresas que prestam esse serviço.
Assim, verifique bem o site da instituição escolhida, peça um orçamento e tente compreender o que essa ferramenta pode ou não oferecer. Outro fator fundamental é a capacidade que ela tem de se adaptar ao seu modelo de negócio e às especificidades do ramo dos restaurantes.
Quais outras ferramentas utilizar?
Em pleno século XXI, contar com o auxílio da tecnologia é essencial para inúmeras atividades. Pensar em fazer controle de estoque manual, por exemplo, é algo demasiadamente antiquado.
Assim como na gestão financeira e no controle de caixa, é válido cogitar a contratação de um serviço que dê uma dimensão exata a respeito das datas de entrada e validade, dos custos e demais operações relacionadas ao armazenamento de produtos e à logística. Afinal, um estabelecimento precisa ser abastecido corretamente.
Ainda nessa linha, sistemas como o Trello permitem criar checklists e quadros de atividades compartilháveis, que são ótimos para gerir os processos coletivos e acompanhar a execução de tarefas. O Slack, por sua vez, permite uma comunicação rápida entre os sócios e a equipe de colaboradores. Por meio dele, é possível compartilhar arquivos, segmentar as conversas e assim por diante.
Controlar o fluxo de caixa de restaurante é complexo à primeira vista. Contudo, com a dedicação necessária, ele pode simbolizar o crescimento do negócio.
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