Descubra como mapear novos fornecedores e gerar economia no restaurante

Mapear novos fornecedores é uma excelente estratégia para potencializar o desempenho da empresa, pois a produtividade decorre, entre outros fatores, de matéria-prima, insumos de qualidade, de preços competitivos e entrega no prazo adequado. Qualquer falha no processo pode comprometer o resultado do negócio.

Por isso, este artigo vai mostrar como mapear novos fornecedores e gerar economia no restaurante. Confira!

Como selecionar bons fornecedores

Manter um bom relacionamento com os fornecedores é de extrema importância para o sucesso de uma empresa em qualquer setor. Bom atendimento, qualidade do produto ou serviço, bons preços e prazos de entrega são os critérios mais relevantes para fazer uma boa escolha.

Selecionar um fornecedor com base apenas nos preços é um erro bastante comum. Além do valor da compra, analise se a empresa que está comercializando o material ou serviço tem estrutura logística adequada, capital humano, disponibilidade de estoque e capacidade de respostas aos seus pedidos.

Uma prática recomendada é segmentar os fornecedores. Para isso, você deve separá-los de acordo com o valor estimado de cada compra, permitindo o acesso aos grandes distribuidores ou, até mesmo, à fábrica de um determinado insumo com os melhores preços.

Após a segmentação, faça uma cotação de preços e monte um quadro com as opções lado a lado, assim, poderá fazer análises comparativas rapidamente, sem examinar fornecedores que estão entregando mercadorias distintas.

Os prazos de entrega e condições de pagamento são outros fatores que devem ser avaliados, pois em alguns casos a economia de tempo sobressai ao preço. É importante ter também um plano B para cada entrega, assim, é possível recorrer a outro distribuidor caso um fornecedor falhe.

Atente também para a qualidade e quantidade dos produtos entregues, além de manter um registro de suas compras e histórico de preços. Isso permite ajustar distorções como ocorrência de atrasos constantes ou variações agressivas de preços, além de servir como base sólida para futuros orçamentos.

Importância de mapear os processos

O mapeamento de processos é uma forma de gestão e organização de todas as técnicas e normas internas de uma empresa. É utilizada para entender como um negócio está operando, seu objetivo é identificar informações, fluxos, competências e capacidades. Quanto mais a organização aplica uma gestão consciente do mapeamento de processos, maior será a chance de inovar dentro da sua área.

Analise como deveriam ser os processos dentro do negócio para facilitar o seu trabalho e dos seus funcionários. A intenção é manter a empresa produzindo com os procedimentos organizados, uma vez que o mapeamento de processos ordena os passos necessários, mas sem dar espaço para falhas, garantindo que uma companhia funcione de forma controlada.

A melhoria dos processos internos em um negócio permite alcançar as metas de uma empresa dentro do setor de vendas, por exemplo, obtendo mais crescimento. Além disso, com o mapeamento, a empresa consegue inovar com produtos serviços e até mesmo no atendimento aos clientes.

Como mapear fornecedores

Ao realizar uma cotação ou compra de insumos ou serviços para um restaurante é indispensável contar com um bom mapeamento, assim a empresa fica menos vulnerável à grande variação de preços e concorrência no mercado.

Para ganhar produtividade, conferir mais agilidade às decisões e ajudar a estreitar as relações com os abastecedores, siga as dicas a seguir.

Defina os processos

O planejamento ajuda o gestor a estruturar o cadastro dos fornecedores, por isso, a definição dos processos e diretrizes deve preceder o mapeamento. Afinal, entender a ordem das tarefas do seu mapa é crucial para definir com clareza a sequência que elas ocorrem e quais as entregas que devem ser feitas, assim a próxima atividade iniciará sem atrasos.

Nesta etapa, é importante considerar a missão, a visão e os valores da organização. Também é preciso responder questões como:

• quais são as entradas e saídas do processo?
• Quais são os problemas enfrentados?
• Quais são as metas estabelecidas?
• Existem métricas utilizadas?
• Qual a importância desse processo?
• Quais são os riscos?
• Qual a funcionalidade desse processo?
• Por que ele existe?
• Onde ele é planejado e avaliado?
• Onde o processo é executado?
• Quando o processo foi planejado?
• Quem são os fornecedores?
• Quem são os clientes?
• Quem realiza o gerenciamento desses processos?
• Quem executa?

O mapeamento de novos fornecedores pode ser feito por meio de entrevistas, questionários, reuniões, observações e a partir das respostas obtidas, basta organizar as informações para obter um direcionamento adequado à problemática da empresa.

Desenhe o mapa do processo

Após definir os processos, é hora de gerar o mapa da operação. A empresa busca demonstrar seu modus operandi por meio de organogramas e fluxogramas:

• organograma funcional;
• organograma matricial;
• organograma de assessoria;
• organograma por linha;
• fluxograma horizontal;
• fluxograma de processos ou flowchart;
• diagrama sistemático UML;
• BPMN (Business Process Model and Notation);
• mapofluxograma.

Existem diversas ferramentas online de como mapear processos para você criar e editar.

Analise o diagnóstico

O próximo passo é identificar qual é a real demanda da empresa por bens e serviços. Essa etapa é imprescindível para fornecer um diagnóstico preciso de todas as necessidades da organização.

Isso possibilita que sejam relacionadas as áreas em que precisa de fornecedores, o que permite definir prioridades, identificar os possíveis gargalos e planejar saídas alternativas.

Valorize as práticas socioambientais

Ao montar a cadeia de fornecedores, leve em conta o respeito às práticas socioambientais. Para isso, confirme as respostas coletadas no formulário com informações do fornecedor, contendo itens sobre o cumprimento de obrigações legais como legislação trabalhista, previdência e fiscal, assim como o uso responsável de recursos naturais e a implementação de programa de reciclagem.

Lembre-se que ao contratar o fornecedor a empresa assume a corresponsabilidade, portanto, a imagem da organização pode sofrer perdas por conta de erros de algum membro da cadeia de suprimentos.

Estabeleça um cronograma

Estabelecer um cronograma de médio e longo prazos para suprimentos facilita o mapeamento de novos fornecedores e permite ao gestor minimizar os impactos de efeitos sazonais na disponibilidade de itens. Com isso, é possível diversificar as fontes de matéria-prima, insumos e serviços.

Invista em automação

Existe uma  variedade de sistemas capazes de elaborar listagens, rastrear indicadores de desempenho, consolidar os questionários de pesquisa, analisar riscos antes e após a contratação de fornecedores, além de apresentar relatórios com perfil de cada membro da cadeia de suprimentos.

Além do ganho de produtividade, a automação dos processos gera economia de recursos e confere maior agilidade à tomada de decisões. Uma dica importante: estimule a seus colaboradores a participarem de redes, pois elas possibilitam um mapeamento mais amplo e detalhado, o que confere à empresa novas opções para a aquisição de matérias-primas, insumos e serviços.

Vimos que mapear novos fornecedores é uma excelente estratégia para controlar os processos e operações, além de diminuir os custos e estreitar o relacionamento com os distribuidores de produtos e serviços do seu estabelecimento.

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